请全职会计、请记账员，还是外包记账？中小企业怎么选

这个问题，很多老板都想过。答案要看公司现在的规模，以及你最怕的是什么。我们先把钱算清楚，再讲风险。

先分清楚三个角色。记账员（bookkeeper）：负责把单据入账、对银行的人。会计（accountant）：除了记账，还会做调整、出财务报表、处理年底结账的人。外包记账：把记账工作交给公司以外的专业团队，按月付费。

请会计、请记账员和外包记账，每个月各要花多少？

参考来看，全职会计助理每月总成本约 RM3,000 至 RM4,200 以上，兼职记账员约 RM900 至 RM1,800，外包记账从 RM280 起。下面这张表的薪资只是参考范围，帮助你比较结构，不代表任何特定公司的薪水。

外包价格是参考起价，最终以报价为准，未含服务税。三个配套都含入账、银行对账、每月基本财务报表、期限提醒和年底结账。起步配套适合每月 50 笔交易以内；成长配套 150 笔以内，加每月管理报表；进阶配套 400 笔以内，再加 10 名员工薪资计算和每月一次线上老板会议。完整说明可以看 价格页面，或这篇 马来西亚记账费用。

表上看得到的是钱。表上看不到的，是接下来要讲的风险。

请全职员工做账，最大的风险是什么？

最大的风险是只有一个人懂这盘账，他一走或一请假，账就停。下面三种情况最常见。

员工离职，账就停了

假设 Cheras 那位老板请了一位会计助理，做了一年半。某个星期一早上，她递辞职信，一个月后离开。

新人还没找到，这一个月的单据就堆在桌上。新人来了，要花时间看懂前任的做法，有些分类方式只有前任自己知道。账往往就是这样开始积压的。

只有一个人，没有后备

员工生病、请长假、回乡过年，账就跟着停。到了 15 号要缴 EPF、SOCSO、PCB，或 SST-02 申报期限到了，没人处理，老板只好自己硬上。

同一个人管钱又管账

会计上有个基本原则叫职责分离（segregation of duties）：收钱、付钱、记账、对账，最好不要全部交给同一个人。

小公司人手少，往往一个人包办所有事。就算员工很诚实，没有第二双眼睛复核，错误也可能拖很久才被看到。

外包记账有什么限制要先知道？

外包团队不在你公司里，单据要你定期交出来，日常追款和对单也还是要内部有人做。签约前，以下几点最好先谈清楚。

第一，单据交得慢，账也会慢。交件以线上为主，用 WhatsApp 拍照、Google Drive 或会计软件上传。第二，打电话追客户付款、跟供应商对单，通常还是公司内部的事。第三，问清楚包括什么：管理报表、薪资、SST 申报、报税配合，各家的范围不一样。

第四，沟通要有固定节奏。约定每月交单据的时间、报表按服务协议约定的日期交付，有疑问的单据用什么方式确认。

第五，账目和单据的所有权要清楚。会计软件的账户、上传的文件，最好用公司自己的名义开设，将来换人或换服务方，资料都在你手上。

所以外包最适合的情况，是老板或某位员工愿意负责「收集单据」这一步，把「入账、对账、出报表」交出去。

我的公司该选哪一种记账方式？

每月交易少于 150 笔、只有一间公司，外包通常最划算；交易几百笔以上、要有人天天开单追款，就考虑请人。用下面这张清单对照一下：

什么时候该换记账方式？

当交易量、人手或单据流程明显改变时，就该重新评估。几个常见的转换信号如下。

从外包换到请人：交易量越来越大，每月超过几百笔，而且你需要有人每天在公司处理收付款。这时请一位全职人员，再让外部团队每月复核，是比较稳的组合。

从请人换到外包：员工离职了，你发现其实交易量不多，请全职并不划算。或者你已经换了两三任记账员，每次交接都乱一次。

还有一种情况：e-Invoice 开始实施后，单据流程改变了。内部员工对 MyInvois 不熟的话，可以先了解 e-Invoice / MyInvois 服务，再决定怎么分工。

无论选哪一种，最重要的是每个月都有人把账做完、做准。想了解外包每月怎么运作，可以看 每月记账服务。